Politique de confidentialité Privacy Policy

01Qui nous sommes

CiviPin (« nous », « notre », « la plateforme ») est une plateforme d'engagement civique qui permet aux citoyennes et citoyens de proposer des idées d'infrastructure locale, de générer des scénarios assistés par IA, et de voter sur ces scénarios avec une pondération basée sur la proximité géographique.

À défaut de désignation explicite, la Loi 25 attribue ce rôle à la personne exerçant la plus haute autorité dans l'entreprise.

02Ce que nous recueillons, et pourquoi

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires au fonctionnement réel de la plateforme, décrits ci-dessous - pas de collecte générique « au cas où ».

Nous ne recueillons pas : numéro d'assurance sociale, renseignements financiers ou de paiement, données biométriques, adresse postale complète, ou renseignements de santé. Si cela change (ex. ajout d'un système de financement participatif), cette politique sera mise à jour et un nouveau consentement sera demandé le cas échéant.

03Précisions sur la géolocalisation

La géolocalisation sert uniquement à pondérer les votes selon la proximité réelle avec le lieu d'un projet. Elle n'est jamais utilisée à des fins publicitaires, de profilage ou de revente, et votre position précise n'est jamais affichée publiquement à côté de votre nom.

04Traitement par intelligence artificielle (divulgation)

Certaines fonctionnalités envoient le contenu textuel que vous soumettez (titre et description d'une idée, messages à l'assistant) à des fournisseurs d'IA tiers, situés aux États-Unis :

• OpenAI - analyse de sentiment des idées soumises; génération de scénarios d'infrastructure (coûts, échéanciers, bénéfices, risques).
• Anthropic (Claude) - assistant conversationnel qui aide à préciser ou approfondir une idée.

Ces fournisseurs reçoivent le texte nécessaire au traitement demandé (pas votre mot de passe, ni votre position précise, ni votre courriel, sauf si vous les incluez vous-même dans un message). Nous ne les autorisons pas à utiliser ce contenu pour entraîner leurs propres modèles au-delà de ce que permettent leurs conditions d'entreprise standard. Ce transfert constitue une communication de renseignements personnels hors Québec, traitée à la section suivante.

05Communication de renseignements personnels hors Québec

Notre hébergement principal - base de données PostgreSQL/PostGIS et serveurs applicatifs - est assuré par MapleDeploy (hébergement infogéré fondé sur Coolify) sur un serveur situé à Toronto (Ontario, Canada), exploité par une entreprise canadienne. Vos données sont donc hébergées au Canada, hors de portée de lois étrangères comme le US CLOUD Act. Comme l'Ontario est une province autre que le Québec, la Loi 25 considère tout de même cet hébergement comme une communication hors Québec; ces renseignements demeurent toutefois assujettis au cadre canadien (LPRPDE), généralement reconnu comme offrant une protection adéquate.

Un transfert hors du Canada ne survient qu'au titre des fonctionnalités d'intelligence artificielle, lorsqu'elles sont activées :

• OpenAI et Anthropic (Claude) (traitement IA décrit ci-dessus) - fournisseurs situés aux États-Unis. Seul le contenu textuel nécessaire au traitement leur est transmis.

La Loi 25 exige qu'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP), incluant une évaluation du caractère adéquat de la protection offerte par la loi étrangère applicable, soit effectuée avant une communication hors Québec, et qu'une entente écrite encadre les mesures de protection. Pour l'hébergement canadien, cette évaluation est directe (cadre canadien adéquat). Pour le transfert vers les fournisseurs d'IA américains, une ÉFVP complète n'a pas encore été formalisée. Entre-temps, nous nous appuyons sur les engagements contractuels standards (conditions d'entreprise / DPA) offerts par ces fournisseurs, en attendant cette évaluation.

06Durée de conservation

• Compte actif : les renseignements sont conservés tant que le compte existe.
• Après suppression du compte : les renseignements d'identification sont supprimés dans un délai raisonnable; le contenu civique déjà public (idées, scénarios, commentaires) peut être conservé de façon dépersonnalisée, car il constitue un registre délibératif d'intérêt public pour la municipalité concernée - le lien avec votre identité est toutefois supprimé.
• Registre des incidents de confidentialité : conservé 5 ans, conformément à la Loi 25.
• Registres liés aux atteintes à la sécurité : conservés 24 mois, conformément à la LPRPDE (loi fédérale).

07Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

• Accéder à vos renseignements personnels détenus par la plateforme;
• Faire rectifier une information inexacte, incomplète ou périmée;
• Retirer votre consentement à un traitement facultatif (ex. localisation domicile) sans affecter votre capacité à utiliser les fonctions de base;
• Demander la suppression de votre compte et de vos renseignements identificatoires;
• Porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) ou, pour les aspects relevant de la LPRPDE, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP), si vous jugez notre réponse insatisfaisante.

Pour exercer ces droits, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse indiquée ci-dessus. Nous visons à répondre dans un délai de 30 jours.

08Âge minimal

La plateforme n'est pas destinée aux personnes de moins de 16 ans et n'offre aucun mécanisme de consentement parental vérifié (la justification du seuil de 16 ans figure dans les conditions d'utilisation). Si nous apprenons qu'un compte a été créé par une personne de moins de 16 ans, il sera désactivé et les renseignements associés seront supprimés.

09Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique à mesure que la plateforme évolue (nouvelles fonctionnalités, nouveaux sous-traitants). Les changements significatifs seront annoncés sur la plateforme et, lorsque requis par la loi, un nouveau consentement sera demandé.

10Nous joindre

01Who we are

CiviPin ("we," "us," "the platform") is a civic-engagement platform that lets residents propose local infrastructure ideas, generate AI-assisted scenarios, and vote on those scenarios with proximity-based weighting.

Absent an explicit designation, Law 25 assigns this role to the person with the highest authority in the organization.

02What we collect, and why

We only collect what the product actually uses, described below - no generic "just in case" collection.

We do not collect: social insurance numbers, payment/financial details, biometric data, full mailing addresses, or health information. If that changes (e.g., a future crowdfunding feature), this policy will be updated and new consent requested where required.

03Geolocation specifics

Geolocation serves one purpose only: weighting votes by real-world proximity to a project. It is never used for advertising, profiling, or resale to third parties, and your precise location is never displayed publicly next to your name.

04AI processing disclosure

Some features send the text content you submit (idea title/description, assistant messages) to third-party AI providers based in the United States:

• OpenAI - sentiment analysis of submitted ideas; generation of infrastructure scenarios (cost, timeline, benefits, risks).
• Anthropic (Claude) - the conversational assistant that helps refine or elaborate an idea.

These providers receive only the text needed for the requested processing (not your password, precise location, or email, unless you type them into a message yourself). We do not authorize them to use this content to train their own models beyond what their standard business terms already permit. This transfer is a disclosure of personal information outside Québec, addressed in the next section.

05Cross-border disclosure

Our primary hosting - the PostgreSQL/PostGIS database and application servers - is provided by MapleDeploy (managed Coolify hosting) on a server located in Toronto, Ontario, Canada, operated by a Canadian-owned company. Your data is therefore hosted in Canada, outside the reach of foreign laws such as the U.S. CLOUD Act. Because Ontario is a province other than Québec, Law 25 still treats this hosting as a disclosure outside Québec; the information nonetheless remains subject to the Canadian framework (PIPEDA), generally recognized as providing adequate protection.

A transfer outside Canada occurs only through the AI features, when they are enabled:

• OpenAI and Anthropic (Claude) (AI processing described above) - providers located in the United States. Only the text content needed for the requested processing is sent to them.

Law 25 requires a privacy impact assessment (PIA), including an assessment of whether the foreign jurisdiction's legal framework provides adequate protection, before any disclosure outside Québec, plus a written agreement covering protective measures. For the Canadian hosting, that assessment is straightforward (adequate Canadian framework). For the transfer to the U.S. AI providers, a full PIA has not yet been formalized. In the interim, we rely on the standard contractual commitments (business terms / DPAs) those providers offer, pending that assessment.

06Retention

• Active account: information is retained for as long as the account exists.
• After account deletion: identifying information is deleted within a reasonable time; already-public civic content (ideas, scenarios, comments) may be retained in de-identified form, since it forms part of the municipality's public deliberation record - but the link to your identity is removed.
• Confidentiality incident register: retained 5 years, per Law 25.
• Security breach records: retained 24 months, per PIPEDA (federal law).

07Your rights

You may at any time:

• Access the personal information we hold about you;
• Request correction of inaccurate, incomplete, or outdated information;
• Withdraw consent for optional processing (e.g., home location) without losing access to core functionality;
• Request deletion of your account and identifying information;
• File a complaint with Québec's Commission d'accès à l'information (CAI) or, for PIPEDA-covered aspects, the Office of the Privacy Commissioner of Canada (OPC), if you are not satisfied with our response.

To exercise these rights, write to the Privacy Officer at the address above. We aim to respond within 30 days.

08Minimum age

The platform is not intended for anyone under 16, and we do not have a verified parental-consent mechanism (the rationale for the 16-year threshold is in the Terms of Service). If we learn that an account was created by someone under 16, it will be deactivated and associated information deleted.

09Changes to this policy

We may update this policy as the platform evolves (new features, new subprocessors). Material changes will be announced on the platform and, where legally required, new consent will be requested.

10Contact us